Tin tức

4 bước chọn thuê văn phòng chia sẻ cần chuẩn bị

19/02/2019    4.6/5 trong 5 lượt 
Thuê văn phòng hoạt động công ty cũng có ý nghĩa tương đương với việc chọn một người bạn đồng hành kinh doanh xuyên suốt. Nếu sự lựa chọn chính xác ngay từ đầu, bạn và các đồng nghiệp sẽ dành hết tâm sức để phát triển doanh nghiệp.
4 bước chọn thuê văn phòng chia sẻ cần chuẩn bị

Để tránh được những điều không mong muốn xảy ra trong quá trình hoạt động, ngay từ khi có ý định thuê, bạn nên dành thời gian để tìm hiểu những vấn đề sau đây: 

Xác định nhu cầu từ chính doanh nghiệp

Nhu cầu về vị trí văn phòng

Văn phòng nếu có liên quan đến địa chỉ kinh doanh vẫn luôn được khách hàng ưa chuộng đặt tại các quận trung tâm thành phố. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tạo lòng tin và hình ảnh doanh nghiệp với đối tác. 

Ngoài ra, còn tùy thuộc vào mục đích giao dịch như đối tác, khách hàng của bạn tập trung tại đâu. Ví dụ nếu bạn có thường xuyên tiếp xúc với làm việc với các cơ quan hành chính nhà nước, các ngân hàng, đối tác của bạn đa phần là công ty nước ngoài, tập trung tại trung tâm quận 1, vậy bạn cần tìm cho mình một văn phòng ở quận 1 để thuận tiện. Nếu bạn thuộc công ty xuất nhập khẩu, chuyển phát nhanh thì quận 4 hoặc quận Tân Bình tiếp giáp sân bay sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều trong vận chuyển.  

4 bước chọn văn phòng chia sẻ

Nhu cầu hội họp

Hầu hết các văn phòng chia sẻ đều có trang bị phòng họp, đầy đủ tiện nghi dành cho khách thuê. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô mà đơn vị cho thuê sẽ có nhiều hoặc ít phòng họp. 

Phòng họp cũng là bộ mặt doanh nghiệp trong những lần đón tiếp đối tác, vậy nên cần có những thiết bị như máy chiếu, bảng trắng, bàn ghế họp cao cấp, lễ tân chuyên nghiệp phục vụ trà nước, thạo ngoại ngữ. 

4 bước chọn văn phòng chia sẻ

Chi phí thuê

Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp lựa chọn các đơn vị cho thuê từ ý kiến chủ quan. Chi phí thuê được quyết định bởi nhiều yếu tố như khu vực địa lý, tiêu chuẩn tòa nhà, dịch vụ cung cấp. Khi chưa thể dành thời gian đi tham quan trực tiếp, chủ doanh nghiệp khoan quyết định nơi thuê dựa vào giá thuê hàng tháng. 

4 bước chọn văn phòng chia sẻ

Tìm hiểu các đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn đã có thể khoanh vùng được những đơn vị cho thuê mà bạn cần tìm hiểu. Hãy tiếp tục tìm hiểu doanh nghiệp qua các kênh truyền thông về họ như website, facebook, linkedIn… 

Trên website, doanh nghiệp thường có thể cho bạn thấy được các loại hình dịch vụ đang cung cấp, tiện ích và mức phí đi kèm. Ngoài ra, bạn có thể biết được hình ảnh nội thất của mỗi đơn vị thông qua những gallery được cung cấp ngay trên website. 

Liên hệ với đội ngũ kinh doanh cũng giúp bạn có được phần nào thông tin và hiểu được nhân viên của mỗi đơn vị. Sự nhanh nhạy, nhiệt tình và rõ ràng của nhân viên kinh doanh sẽ góp phần làm tăng uy tín của đơn vị cho thuê. 

Tham quan và trải nghiệm trực tiếp

Đừng phụ thuộc vào việc tìm hiểu online, hãy dành thời gian để liên hệ và ghé thăm trực tiếp những nơi có khả năng trở thành văn phòng của bạn trong tương lai. Có khá nhiều thứ bạn sẽ quan sát và đưa ra kết luận chính xác khi ghé thăm như:

- Đội ngũ nhân viên Lễ Tân, Sales, Chăm Sóc Khách Hàng có nhiệt tình và chuyên nghiệp hay không?

- Nội thất phòng làm việc có đầy đủ và chất lượng hay không?

- Phòng họp có đạt tiêu chuẩn?

- Không gian chung có đầy đủ các chức năng như pantry, khu vực tiếp khách?

- Mảng xanh cây cối bên trong, điều này liên quan đến năng lượng và không khí tại văn phòng,

- Trà nước dành cho nhân viên,

- Các chi phí phát sinh cũng cần được làm rõ ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên.

Bên cạnh việc trực tiếp đến tham quan văn phòng, hãy tìm hiểu thêm các khách hàng khác nói gì về họ. Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn.

4 bước chọn văn phòng chia sẻ

Tìm điểm vượt trội của các doanh nghiệp đáp ứng 

Đây là lúc bạn cần tổng kết lại những điều “mắt thấy tai nghe” kết hợp với nhu cầu của riêng doanh nghiệp để tìm ra đơn vị phù hợp nhất. Nếu giá thuê, tiện ích phục vụ, vị trí địa lý của các đơn vị cho thuê đều có sự tương đồng như nhau thì hãy xét đến các yếu tố nhỏ hơn.

IBC Office với phong cách phục vụ theo tiêu chuẩn Nhật, lấy sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm. Bằng sự tỉ mỉ quan sát, chúng tôi đặt nặng vấn đề tạo ra không gian làm việc tích cực cho khách hàng. 

Tại IBC Office, chúng tôi chú trọng mảng xanh bên trong lẫn bên ngoài văn phòng nhằm tạo ra bầu không khí trong sạch, những ánh nhìn thư giãn. Nụ cười và sự nhiệt tình của nhân viên Lễ Tân, Chăm Sóc Khách Hàng ngay cả khi bạn chỉ đi ra, vào cửa cũng khiến cho cảm giác căng thẳng của một ngày làm việc được xua tan. Dịch vụ tại IBC Office đã làm 99% khách hàng hài lòng và chúng tôi đang chờ bạn trải nghiệm điều đó. 

Đừng ngần ngại liên hệ để tìm hiểu văn phòng chia sẻ tại IBC Office bằng cách:

- Hotline: (+84)906-391-090

- Email: support@ibcoffice.com.vn

Thạch Anh