Tin tức

Văn phòng chia sẻ là gì? Dịch vụ văn phòng chia sẻ dành cho ai?

05/03/2019    4.6/5 trong 5 lượt 
Những năm vừa qua, có thể thấy nhu cầu về văn phòng của các doanh nghiệp tăng cao mà lượng cung lại không đủ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đau đầu đi tìm văn phòng làm việc cho công ty mình. Văn phòng chia sẻ chính là giải pháp để giải quyết các vấn đề của bạn.
Văn phòng chia sẻ là gì? Dịch vụ văn phòng chia sẻ dành cho ai?

Là một nhà khởi nghiệp, tìm kiếm một không gian làm việc không phải là điều dễ dàng. Văn phòng làm việc ngày nay không còn giữ vai trò như một phòng làm việc truyền thống, mà cần phải đáp ứng khả năng sáng tạo và đem lại hứng khởi cho nhân viên. Chính vì vậy mà văn phòng chia sẻ và thuê chung văn phòng ra đời với vai trò là giải pháp văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp hiện đại.

Không có gì ngạc nhiên khi các công ty khởi nghiệp công nghệ cũng đang chuyển sang coworking với tốc độ ngày càng tăng. Tuy nhiên điều này không đảm bảo rằng không gian văn phòng chia sẻ đều phù hợp với mọi startup. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo những ưu và nhược điểm của không gian văn phòng chia sẻ và thuê chung văn phòng. Khi bạn tìm kiếm không gian hoàn hảo để mở rộng quy mô khởi nghiệp của mình, hãy sử dụng bài viết này để giúp ích cho việc ra quyết định.

Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) hay còn được biết đến như hình thức thuê văn phòng trọn gói, là dịch vụ cho thuê hoặc chia sẻ văn phòng có diện tích nhỏ, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt. Với dịch vụ này, khách hàng sẽ được cung cấp phòng làm việc nhỏ (3 - 6 người) hoặc chỗ ngồi làm việc cho cá nhân được trang bị đầy đủ các tiện ích văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy photo, in ấn, phòng họp, pantry, đội lễ tân, IT, tạp vụ...

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

Lợi ích của mô hình không chỉ đáp ứng được không gian linh hoạt mà còn hỗ trợ gần như toàn bộ tiện ích, giúp doanh nghiệp tập trung phát triển kinh doanh. Dưới đây là những điểm mạnh mà loại hình văn phòng chia sẻ mang lại:

Lợi ích của Văn phòng chia sẻ 

1. Tiết kiệm chi phí

Lợi ích lớn nhất không thể không nhắc đến đầu tiên đó chính là tiết kiệm chi phí. Chi phí các văn phòng chia sẻ tốt nhất ở TP.HCM thực sự rất phải chăng. Bằng việc thuê văn phòng chia sẻ, các doanh nghiệp sẽ không phải tốn một khoản tiền lớn để mua các trang bị các thiết bị văn phòng, không cần thuê mướn các nhân sự cố định túc trực tại công ty. Thay vào đó, bạn vẫn được cung cấp đầy đủ các dịch vụ một cách chuyên nghiệp với mức giá hợp lý. 

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

2. Vị trí thuận lợi

Lợi ích lớn thứ 2 phải kể đến đó chính là vị trí của văn phòng. Đa số các văn phòng chia sẻ đề được đặt tại các vị trí trung tâm TP.HCM như Quận 1, Quận 3, Quận Phú Nhuận, … 

Vị trí văn phòng rất quan trọng đối với việc lựa chọn 1 văn phòng chia sẻ của doanh nghiệp. Bởi vị trí của văn phòng phải đáp ứng được các nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp. 

Ví dụ như đối tác, khách hàng của bạn thường tập trung tại đâu để bạn có thể dễ dàng gặp gỡ, đàm phán. Công ty bạn có thường xuyên cần làm việc với các cơ quan hành chính nhà nước, các ngân hàng, thì vị trí văn phòng trọn gói quận 1 là thuận tiện nhất cho bạn. Tùy thuộc và nhu cầu của doanh nghiệp mà chọn vị trí công ty khác nhau.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

3. Trang thiết bị hiện đại 

Một lợi ích tiếp theo chính là không gian làm việc: dù không bỏ ra một khoản chi tiêu để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, nhưng bạn vẫn sở hữu một không gian làm việc với đầy đủ trang bị nội thất hiện đại, phục vụ cho công việc của bạn. 

Đa phần các văn phòng chia sẻ đều được trang thiết bị làm việc hiện đại như nội thất sang trọng, sảnh tiếp khách, các thiết bị văn phòng đầy đủ phục vụ công việc như máy in, scan, photocopy, ...

Điều đó giúp bạn giảm bớt thời gian và công lao trong rất nhiều trong công đoạn điều hành doanh nghiệp và tập trung năng lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

4. Đội ngũ nhân viên

Dịch vụ lễ tân, là một trong những dịch vụ yêu thích của các doanh nghiệp. Bạn sẽ được cung cấp một đội ngũ nhân viên lễ tân vui vẻ, niềm nở đón khách, thông thạo ngoại ngữ và giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, đội ngũ chăm sóc khách hàng, IT chuyên nghiệp, luôn nhiệt tình hỗ trợ khách hàng khi cần.

Chỉ cần sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ, bạn đã sở hữu cho mình một đội ngũ chuyên nghiệp mà không cần tốn công sức tuyển dụng, đào tạo và trả tiền lương.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

5. Nhiều tiện ích đi kèm

Chúng ta đừng quên rằng các văn phòng chia sẻ cũng đi kèm với các dịch vụ bổ sung tuyệt vời.

- Không gian chia sẻ

Tại văn phòng chia sẻ, nơi tập hợp rất nhiều công ty, doanh nghiệp với nhau. Bạn có thể tận dụng môi trường chia sẻ sẵn có này để tăng cường mối quan hệ kinh doanh, học hỏi kinh nghiệm của các công ty lâu năm.

- Địa chỉ kinh doanh uy tín

Ngoài ra, văn phòng chia sẻ còn giải quyết nhu cầu về địa chỉ kinh doanh của bạn. Với văn phòng chia sẻ, bạn sẽ sở hữu cho mình một địa chỉ kinh doanh uy tín tại các khu vực trung tâm của thành phố.

- Phòng họp trang trọng

Nhu cầu hội họp là một trong những nhu cầu quan trọng của doanh nghiệp, là nơi để doanh nghiệp gặp gỡ, đón tiếp khách hàng của mình.

Phòng họp cũng là bộ mặt của công ty trong những lần đón tiếp đối tác, các thiết bị như máy chiếu, bảng trắng, bàn ghế hội họp cao cấp, lễ tân chuyên nghiệp phục vụ trà nước, thông thạo ngoại ngữ.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

- Khu vực tiếp khách

Cũng như như cầu về phòng họp, để xây dựng nên một hình ảnh chuyên nghiệp của mình trước khách hàng và đối tác thì khu vực tiếp khách là một nhân tố vô cùng quan trọng. 

Các văn phòng chia sẻ đều trang bị cho mình một khu vực tiếp khách sang trọng, chuyên nghiệp, phục vụ trà nước, các trang thiết bị đầy đủ cho quá trình tiếp khách của doanh nghiệp.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

 

 

 

6. Lịch trình linh hoạt, gắn kết nhân viên cao hơn

Không gian văn phòng chia sẻ rất linh hoạt. Thay vì tuân theo lịch trình làm việc truyền thống, bạn có thể tự do vào không gian văn phòng của mình bất cứ lúc nào. Trong một cuộc khảo sát, các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng 64% số người được hỏi nói rằng sự linh hoạt làm việc từ xa có tác động tích cực hoặc cực kỳ tích cực đến sự gắn kết của nhân viên, trong khi 30% là trung lập và chỉ có 6% cho rằng nó có tác động tiêu cực. thời gian, 77 phần trăm số người được hỏi 'tích cực hoặc cực kỳ tích cực' rơi vào nhóm doanh thu nhân viên rất thấp (0-5%).

7. Hạnh phúc hơn, đội ngũ năng suất hơn

Cuộc sống gia đình hoặc các trường hợp khác có thể gây khó khăn cho hoạt động theo lịch trình làm việc truyền thống. Điều này có thể dẫn đến cảm giác căng thẳng, từ đó dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực về thể chất và cảm xúc. Năng suất giảm khi mệt mỏi tăng, và mệt mỏi tăng dẫn đến nhân viên kém hạnh phúc và khỏe mạnh. Trong các không gian văn phòng dùng chung, 70 phần trăm nhân viên báo cáo rằng họ cảm thấy khỏe mạnh hơn so với trong văn phòng truyền thống.

8. Nhiều cơ hội hơn cho sự sáng tạo, hợp tác

Không gian văn phòng chia sẻ khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác lớn hơn. Nhân viên có thể chia sẻ suy nghĩ của họ, nói lên suy nghĩ của họ và cộng tác với những người mà họ có thể không có quyền truy cập trong một văn phòng công ty. Nhân viên được tiếp xúc với đồng nghiệp với các bộ kỹ năng khác nhau, thúc đẩy họ suy nghĩ bên ngoài hộp. Và với nhiều màu sắc và tác phẩm nghệ thuật được xây dựng trong kiến ​​trúc và thiết kế, không gian làm việc chung có xu hướng làm nổi bật sự sáng tạo và cá tính bên trong của chúng ta.

Điểm khác biệt giữa văn phòng chia sẻ và thuê chung văn phòng

Dịch vụ văn phòng chia sẻ và không gian thuê chung văn phòng được nhiều người lựa chọn nhờ vào khả năng cải thiện năng suất và sức khỏe của nhân viên. Đồng thời trau dồi khả năng sáng tạo và đẩy lùi năng lượng tiêu cực. 

Hơn thế, hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau và không thể nhầm lẫn. Điều này có nghĩa văn phòng chia sẻ và thuê chung văn phòng là hai khái niệm dùng để mô tả hai loại dịch vụ khác nhau. Cùng tìm hiểu về hai loại dịch vụ này bên dưới.

Không gian văn phòng chia sẻ là gì?

Hãy nghĩ về không gian làm việc được chia sẻ như một văn phòng tách biệt nằm trong một tòa nhà thuê chung bởi nhiều doanh nghiệp. Tại đây, các nhân viên của cùng một công ty vẫn có không gian làm việc khép kín riêng tư. Tuy nhiên vẫn có thể gặp gỡ và giao lưu với các cá thể đến từ nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Một văn phòng chia sẻ trông giống như một văn phòng vật lý đi kèm với các tiện nghi truyền thống, chẳng hạn như máy fax, máy in, đồ nội thất và thiết bị máy tính. Không gian văn phòng chia sẻ ảo là các công cụ trực tuyến (công nghệ hội nghị, ứng dụng giao tiếp như Gmail và Slack), cho phép người dùng cộng tác thông qua Internet. Cả hai không gian làm việc chung và vật lý ảo đều được sử dụng tích cực như một nhóm hoặc theo lượt (tương tự như bảng thời gian).

Không gian văn phòng chia sẻ thường có xu hướng lớn hơn, và tách biệt bằng vách ngăn hoặc kính. Đem lại nhiều lựa chọn riêng tư hơn cho các thương hiệu muốn có một không gian dành riêng cho doanh nghiệp của họ.

Không gian thuê chung văn phòng là gì?

Một không gian thuê chung văn phòng là giải pháp không gian mở lớn hơn cho các công ty mới khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và freelancer.

Không gian làm việc chung có thể chiếm toàn bộ các tầng, cho phép các doanh nghiệp và cá nhân chia sẻ bàn và khu vực phòng khách chung. Và các khu vực được thiết kế đầy đủ tiện nghi như những quán cà phê co-working.

Không gian thuê chung văn phòng là giải pháp lý tưởng cho các công ty mới khởi nghiệp và doanh nhân đang tìm kiếm một giải pháp thay thế văn phòng truyền thống. Với mong muốn tập trung vào cộng đồng, cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.

Đối tượng thuê văn phòng chia sẻ

Mô hình văn phòng chia sẻ phù hợp với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau ở nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Đa số các khách hàng thuê văn phòng chia sẻ thường là:

- Doanh nghiệp vừa & nhỏ muốn tiết kiệm chi phí về mặt bằng, văn phòng, sử dụng các dịch vụ có sẵn của văn phòng chia sẻ từ nhân sự tới cơ sở vật chất, thiết bị để tập trung kinh doanh.

- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới xây dựng nên doanh nghiệp.

- Văn phòng đại diện quy mô nhỏ.

- Công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường.

- Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập, freelancer, ...

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

Với từng loại nhu cầu khác nhau, khách hàng có thể lựa chọn cho mình các hình thức dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp mình. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu thì hãy đọc bài viết "4 bước cần chuẩn bị khi chọn thuê Văn phòng chia sẻ" để tham khảo và lựa chọn văn phòng chia sẻ tốt nhất cho mình.

Chia sẻ hay không chia sẻ?

Tất cả chúng ta đều nhớ lần đầu tiên chúng ta rời khỏi phòng ký túc xá và dọn vào căn hộ của chính mình. Cảm giác phấn chấn mà cuối cùng chúng ta cũng có thể làm mọi thứ theo cách của mình không khác gì so với các công ty khởi nghiệp “chia tay” những tòa nhà tư nhân.

Tuy nhiên, không có gì hoàn hảo 100% nếu bạn vừa muốn linh hoạt về chi phí nhưng đồng thời phải có không gian làm việc chuyên nghiệp. Bạn cũng không dám chắc về khả năng xử lý sự cố xây dựng hoặc an ninh tại nơi làm việc. Chính vì thế, hãy cân nhắc kỹ khi quyết định giữa văn phòng chia sẻ và thuê chung văn phòng. Hầu hết thuê chung văn phòng đều có những nhược điểm, như:
- Các nhà cung cấp không đầu tư vào những gì quan trọng nhất (quyền riêng tư / năng suất / mạng).
- Khả năng tương thích kém với các thành viên khác.

Giới thiệu dịch vụ văn phòng chia sẻ tại IBC Office

Với những khái niệm và lợi ích của văn phòng chia sẻ bên trên, văn phòng chia sẻ (hay văn phòng trọn gói) quận 1 TP.HCM, IBC Office tự tin mình có thể cung cấp dịch vụ và các tiện ích tốt nhất đến cho khách hàng.

Văn phòng chia sẻ là gì và ai nên sử dụng

Bằng phong cách phục vụ theo tiêu chuẩn Nhật, IBC Office luôn lấy sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm. Vấn đề không gian làm việc tích cực luôn được công ty chúng tôi đề cao.

Ngoài ra, tại IBC Office, mảng xanh bên trong lẫn ngoài văn phòng cũng là một trong những yếu tố chúng tôi chú trọng nhất. Không gian thoáng mát, xanh-sạch-đẹp sẽ tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái, dễ dàng tập trung làm việc, xua tan cảm giác căng thẳng, áp lực trong công việc.

Nếu bạn đang tìm một không gian văn phòng chia sẻ được thiết kế dành riêng cho các công ty khởi nghiệp công nghệ đồng thời không gặp sự gián đoạn trong quá trình hoạt động, hãy trải nghiệm dịch vụ văn phòng chia sẻ tại IBC Office. Dịch vụ văn phòng chia sẻ của chúng tôi tin rằng các công ty khởi nghiệp đều cần không gian làm việc chất lượng cao, tập trung tốt nhất với giá cả phải chăng. Và dịch vụ tại IBC Office đã làm 99% khách hàng hài lòng và chúng tôi đang chờ bạn trải nghiệm điều đó. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn tốt nhất:
- Hotline: (+84)906-391-090
- Email: support@ibcoffice.com.vn

Minh Anh